Kelengkapan Administrasi untuk Bayi Baru Lahir di Aachen, Jerman

Setelah berlalu perjuangan antara hidup dan mati melahirkan putra tercinta di negara asing, masih belum selesai lho tugas kita. Kali ini giliran para ayah yang lumayan sibuk ngurus ini-itu administrasi untuk kepentingan pengakuan identitas si bayi. Secara, para ibu pasti kondisi fisiknya masih sangat lelah dan mulai disibukkan dengan segala aktivitas dengan bayi baru lahirnya.

Di Jerman, pengurusan pelaporan kelahiran seorang anak ada tenggang waktunya. Entah bagaimana jika di Indonesia, di sini, maksimal 1 minggu, seorang anak sudah harus didaftarkan ke Stadt untuk mendapatkan sertifikat lahir atau sering disebut akte kelahiran (dalam bahasa Jerman yaitu Geburtsurkunde). Padahal bisa dipastikan, sang ibu masih berada dalam perawatan di rumah sakit pasca melahirkan.

Jadi, sang ayah harus dengan baik mengatur waktu agar juga tidak terlewatkan menuntaskan kewajiban yang satu itu. Jika akte kelahiran sudah jadi, kita masih bisa sedikit bernafas lega untuk mengatur proses administrasi selanjutnya, yaitu pembuatan paspor di KJRI Frankfurt.

Untuk pembuatan paspor seorang anak yang lahir di Jerman, diberi tenggang waktu maksimal sampai usia 6 bulan sudah harus didaftarkan di KJRI untuk dibuatkan paspornya. Akan jadi lebih tergesa-gesa lagi jika pada usia dini, ada keinginan untuk mengajak sang bayi ke luar wilayah Jerman - pulang ke Indonesia, atau hanya sekedar jalan-jalan ke luar Jerman misalnya.

Secara berurutan, proses administrasi untuk bayi baru lahir di Jerman (dalam hal ini khususnya di kota Aachen) adalah sebagai berikut:

1. Mendaftarkan kelahiran bayi ke Stadt untuk mendapatkan akte kelahiran

Sesaat setelah seorang ibu selesai melahirkan, pihak rumah sakit akan menerbitkan surat keterangan kelahiran dan sebuah form yang harus diisi untuk kepentingan pelaporan ke Stadt. Form tersebut termasuk identitas ayah dan ibu sang bayi, dan terutama identitas kelahiran maupun nama yang akan dikehendaki bagi sang bayi untuk tertera dalam akte kelahirannya.

Di kota Aachen, Jerman, proses pelaporan (anmelden) kelahiran bayi dapat dilakukan di alamat sebagai berikut:

Rathausanbau, Aachen

Rathausanbau
Krämerstraße 2a
52062 Aachen
Fon: 0241/432-3422
Fax: 0241/432-3499

Servicezeiten:
Mo-Fr : 8:00 - 12.15 Uhr
Mi : 14:00 - 16:15 Uhr

Dengan persyaratan yang harus dibawa:

• Surat keterangan lahir dari rumah sakit
• Form isian yang diberikan oleh rumah sakit
• Paspor asli ayah dan ibu
• Surat nikah asli ayah atau ibu (yang ada legalisir Departemen Agama RI)
• Uang sebesar 20 EUR

Biaya pengurusan akte kelahiran adalah sebesar 10 EUR untuk akte kelahiran (Geburtsurkunde) dalam bahasa Jerman (wajib), sedangkan untuk akte kelahiran dalam bahasa Internasional (Internationale Geburtsurkunde) juga sebesar 10 EUR (optional). 

Akte kelahiran dalam bahasa Internasional ini terdiri dari bahasa Jerman, Perancis dan Inggris. Dan karena untuk keperluan mendapatkan paspor baru untuk anak di KJRI salah satu persyaratannya adalah Internationale Geburtsurkunde, maka, kita harus siap dana total 20 EUR untuk keseluruhannya. Prosesnya tidak lama kok. Langsung jadi hari itu juga. Itulah oke nya Jerman. :)

2. Mendaftarkan kelahiran bayi ke KJRI untuk mendapatkan paspor baru bagi anak

KJRI Frankfurt am Main, Jerman

“Anak Warga Negara Indonesia (vide Ps.4 UU no. 12/2006) berhak atas dokumen perjalanan Indonesia. Adalah kewajiban orang tua anak untuk melaporkan kelahiran anak tersebut kepada KJRI Frankfurt (lihat ps. 28 ay. (1) UU no. 23/2006)”.

Pernyataan tersebut kami kutip dari website KJRI Frankfurt, Jerman. Berikut alamat websitenya:

http://www.kjriffm.de

Seperti yang pernah aku singgung sebelumnya, batas waktu pelaporan dan pengajuan paspor baru untuk anak di KJRI Jerman adalah 6 bulan sejak anak tersebut lahir. Jadi, Anda tidak perlu terlalu tergesa-gesa. 

Dan jika posisi Anda tidak berada di kota Frankfurt, Jerman, pendaftaran ke KJRI sekaligus permohonan untuk mendapatkan paspor baru bagi anak tidak harus dilakukan dengan cara mendatangi langsung KJRI Frankfurt tersebut. 

Aplikasi dapat dikirimkan melalui pos. Pada waktu yang lalu (berdasarkan cerita teman kami yang melahirkan putra di Jerman, dan akan mengurus paspor baru untuk anaknya) memang pemohon (sang bayi) diwajibkan datang untuk melakukan cap jempol (karena pasti sang bayi belum bisa membubuhkan tanda tangan di aplikasi paspor yang bersangkutan). 

Akan tetapi, entah sejak kapan, pada saat penulis mengajukan paspor baru untuk anak kami, yaitu tanggal 16 November 2009 yang lalu, aplikasi sudah dapat diterima dan diproses jika hanya dikirimkan melalui pos kok. Jadi lumayan menghemat biaya nih. :)

Berikut persyaratan dan tips-tips yang dapat kami bagikan untuk Anda sehubungan dengan pengurusan paspor baru bagi anak (dalam hal ini aplikasi kami kirimkan melalui pos). Untuk penerbitan paspor bagi anak WNI tersebut diperlukan beberapa dokumen:

• Formulir Pencatatan Diri untuk anak yang diisi lengkap

Formulir dapat di download di website sebagai berikut:

http://www.kjriffm.de/index.php?option=com_docman&Itemid=18&lang=en

• Formulir Pendaftaran untuk mendapatkan Fasilitas keimigrasian Indonesia (bagi anak berkewarganegaraan ganda)

Untuk anak pasangan warga negara Indonesia (ayah dan ibu adalah WNI), formulir ini tidak diperlukan.

• Formulir Permohonan Paspor Baru (Perdim 14). Formulir-formulir ini dapat diminta dengan cara datang langsung atau dengan mengirim surat permohonan ke KJRI Frankfurt, K(H)RI Stuttgart atau K(H)RI München (dilampiri amplop beralamat lengkap dan berperangko cukup ca € 1,45).

Atau dengan cara lebih mudah dan gratis, yaitu dengan men-download di website sebagai berikut:

http://www.kjriffm.de/index.php?option=com_docman&Itemid=17&lang=en

(Catatan: Tanda tangan pemohon dapat diisi dengan tanda tangan sang ayah)

• Fotokopi Kutipan Akte Kelahiran anak (Internationale Geburtsurkunde, diperlihatkan dokumen aslinya)

Karena aplikasi dikirim melalui pos, dokumen asli tidak perlu ikut dikirimkan. Seharusnya, prosedur memperlihatkan dokumen asli berlaku untuk yang datang langsung ke KJRI Frankfurt. Akan tetapi, menurut pengakuan salah satu teman kami yang pada waktu itu datang langsung ke KJRI Frankfurt untuk mendaftarkan dan mengajukan paspor baru untuk anaknya, bahkan tidak diminta untuk memperlihatkan. 

Tapi akan lebih baik, jika Anda memilih untuk datang langsung ke KJRI Frankfurt, tetap mempersiapkan diri dengan dokumen asli ditangan, agar jika sewaktu-waktu diminta memperlihatkan, Anda sudah siap.

• Fotokopi Akte Perkawinan/ Buku Nikah dan/ atau Akte Perceraian Orang Tua anak dan/ atau Buku Keluarga/ Familienbuch (diterjemahkan oleh penterjemah resmi atau penterjemah KJRI, diperlihatkan aslinya)

Akan lebih baik menyertakan fotokopi buku nikah dan foto kopi terjemahan buku nikah. Fotokopi tidak perlu yang terlegalisir, cukup yang biasa saja. Dan karena aplikasi dikirim melalui pos, dokumen asli tidak perlu ikut dikirimkan (Selengkapnya baca keterangan sebelumnya).

• Fotokopi paspor ayah dan ibu
• Fotokopi paspor asing anak (bagi anak berkewarganegaraan ganda, diperlihatkan aslinya

Untuk anak pasangan warga negara Indonesia (ayah dan ibu adalah WNI), dokumen ini tidak diperlukan.

• Pasfoto anak terbaru yang berwarna dan berukuran 3,5cm x 4,5cm sebanyak 4(empat) lembar sesuai ketentuan biometrik (harus berlatar belakang abu-abu muda / putih) untuk langsung ditempelkan di Formulir yang telah diisi. (Form yang tersedia untuk menempelkan foto hanya ada 3 tempat, jadi sisa foto yang 1 lembar cukup dilampirkan saja, sehingga total foto yang terkirim tetap 4 lembar sesuai ketentuan-red-penulis). Serta kirim juga Pasfoto tersebut dalam bentuk Elektronik format JPEG per-Email ke bidkonsuler@indonesia-frankfurt.dedengan Subject/Betreff. "Pasfoto dan nama", dan hanya berisikan atau attachment Pasfoto saja. Badan menghadap lurus ke depan dengan mata melihat kamera, mulut tertutup dan nampak kedua telinga. Tidak diperkenankan nampak orang lain, mainan atau benda lain di dalam foto.

Untuk foto bayi, agar hasil foto sesuai dengan ketentuan KJRI, kami memiliki referensi studio foto yang sudah terbukti hasil cetakannya sesuai dengan ketentuan KJRI. Dan lagi, prosesnya cukup mudah, cukup dengan hasil foto bayi jepretan kita sendiri (format JPEG), kemudian kirim via e-mail ke alamat berikut, pihak studio akan melakukan edit hingga sesuai dengan ketentuan biomtrik dan keesokan harinya hasil akan dikirim per post ke alamat kita. Mudah dan cepat bukan. Berikut informasinya:

Joko Studio 22
Ibu Patma Bechteler
Salmansstr. 22
86163 Augsburg
Telf : 0821-62376
Handy : 0151 23 2014 84
E-mail : joko_studio@live.de
Website : www.jokostudio22.com

Info biaya:

• Hasil cetakan 4 lembar foto = 7 EUR
• Hasil cetakan 6 lembar foto = 9 EUR
• Hasil cetakan 6 lembar foto dan file foto (JPG) = 10 EUR

Kontoinhaber : Patmaningsih Patmaningsih
Kontonummer : 369 736 434
Bankleitzahl : 360 100 43 (Postbank)

Tips:

• Cara mudah memotret bayi Anda adalah dengan membaringkan bayi Anda diatas Sofa atau diatas tempat tidur, tentunya tidak disaat bayi Anda tertidur. Usahakan agar bayi Anda melihat fokus ke arah Anda, saat Anda memotret dia. Lakukanlah beberapa kali pemotretan dan kirimkan ke studio foto tersebut hasil foto terbaik Anda (bisa lebih dari satu).
• Anda boleh mengirim beberapa Foto yang Anda anggap layak untuk dijadikan Passfoto. Pihak studio akan memilih sendiri Foto yang terbaik untuk Anda.
• Lakukanlah lebih baik terlebih dahulu transaksi pembayaran melalui jasa bank online Anda, kemudian kirimkan bersamaan Foto Anda per E-mail Quitung (tanda bukti) pembayaran Anda. (Hal ini dilakukan untuk menghemat waktu arus transfer uang, yang memakan waktu 2-3 hari)
• Bila hal tersebut terlalu sulit buat Anda, maka bersamaan dengan Foto yang Anda kirim, informasikanlah kepada pihak studio bahwa pembayaran telah Anda lakukan melalui Bank Anda. Berilah Informasi nama Bank Anda dan tanggal Anda mentransfer uang kepada pihak studio.
• Mengingat salah satu persyaratan aplikasi pengajuan paspor adalah mengirimkan file foto (format JPG) ke alamat e-mail KJRI, lebih baik anda melakukan pemesanan hasil pencetakan 6 lembar pasfoto beserta file foto dalam format JPG nya, yaitu dengan biaya sebesar 10 EUR.
• Salinan bukti pembayaran biaya pembuatan paspor baru (20 EUR). Tuliskan tujuan dan nama pada kolom Verwendungszweck dari Überweisungbeleg.

Keterangan Pembayaran
Pembayaran Bea/Tarif Jasa Kanselerai dilakukan dengan cara membayar di Bank (Überweisung) ke rekening Bidang Konsuler KJRI Frankfurt dengan nomor rekening:

Indonesisches Generalkonsulat Frankfurt
Konsular Abt.
Deutsche Bank AG
KONTO NO. 1751627
BLZ. 50070010

Untuk pemohon yang datang langsung ke KJRI Frankfrt, pembayaran tetap harus dilakukan di muka dengan menyerahkan salinan tanda bukti pembayaran (Überweisungschein) dari Bank. Pemohon juga dapat melakukan pembayaran dengan menggunakan EC-Karte di KJRI Frankfurt. 

Permohonan baru akan diproses setelah dana pembayaran diterima dalam rekening KJRI. Bidang Konsuler KJRI Frankfurt tidak menerima pembayaran dalam bentuk tunai, Bank cheque atau Credit Card.

• Amplop balasan beralamat lengkap dan berperangko cukup (Einschreiben) sebesar 3,50 EUR.

Setelah seluruh ketentuan terpenuhi, Anda dapat segera mengirimkannya ke alamat berikut:

Bidang Konsuler – Pembuatan Paspor
Konsulat Jenderal Republik Indonesia
Zeppelinallee 23
60325 Frankfurt am Main
Deutschland

Secara teori, jika Anda mengajukan paspor baru untuk anak dengan cara datang langsung ke KJRI Frankfurt, Anda akan dijanjikan paspor baru akan selesai dan terkirim langsung ke alamat Anda dalam jangka waktu 1 minggu setelah aplikasi diserahkan. 

Akan tetapi, berdasarkan pengalaman teman kami, 1 minggu setelah aplikasi diserahkan belum juga ia menerima paspor tersebut. Dan setelah dikonfirmasi via telpon ke KJRI tersebut, baru 1 minggu setelahnya paspor tersebut sampai ke alamat yang bersangkutan.

Demikian juga dengan pengalaman kami, berdasarkan pengalaman teman kami tersebut, kami berpendapat bahwa mungkin memang proses sampai paspor tersebut selesai memakan waktu 2 minggu. Sehingga kamipun menunggu sampai 2 minggu setelah aplikasi kami kirimkan via pos. 

Tapi ternyata kami tunggu-tunggu tidak juga paspor tersebut jadi dan sampai ke alamat kami. Alhasil, kamipun harus konfirmasi via telpon ke KJRI. Dan ternyata, 1 minggu kemudian paspor baru jadi dan sampai ke alamat kami.

Jadi intinya, tips yang mungkin bisa kami sampaikan, 2 atau 3 hari setelah aplikasi terkirim via pos (layanan surat via Deutsche Post ke seluruh Jerman biasanya sampai dalam waktu 1 hari saja), segera saja konfirmasikan ke KJRI via telpon. 

Siapa tahu, paspor anda memang benar-benar bisa jadi dalam waktu 1 minggu, karena sepertinya yang penting ada konfirmasi ulang via telpon yang jadi greget bagi staf KJRI untuk mengerjakan aplikasi kita. Hehehe.. :) 

Berikut nomor telpon yang bisa dihubungi:

KJRI Frankfurt
Bidang Konsuler
+49-69-2470980

Nomor telepon ini adalah nomor telepon resmi yang tertera pada website KJRI. Ini merupakan layanan hotline, front office sepertinya, karena setelah mengetahui keperluan Anda, pihak operator masih akan menyambungkan Anda ke extension tertentu yang bersangkutan. 

Dan seringkali Anda akan berada dalam antrian yang cukup panjang, dan lama. Bukan tidak mungkin, bahkan setelah tersambung-pun, extension yang dituju tidak available, atau beberapa ketidaknyamanan pelayanan lainnya. 

Hal ini kami ketahui setelah mendengar curhat beberapa teman yang sudah mencoba telpon ke KJRI, bahkan menurut pengalaman kami sendiri.

Tips yang bisa kami berikan sehubungan dengan hal tersebut diatas, jika berhubungan dengan pembuatan paspor, akan lebih baik jika Anda langsung menghubungi nomor berikut, karena ini merupakan nomor telpon langsung bagian pembuatan paspor tersebut. 

Nomor tersebut adalah:

+49-69-24709811

Anda dapat menghubungi pada pukul : 14.00 – 17.00 CET

Nah, selamat mencoba!

3. Mengurus visa tinggal untuk bayi baru lahir di International Office

Setelah paspor baru putra/putri Anda sudah ditangan, masih ada satu hal penting lagi yang harus dilakukan lho, yaitu mengurus visa ijin tinggal untuk bayi anda. Dengan visa tersebut, putra/putri Anda sudah legal untuk tinggal di Jerman, dan bahkan berhak untuk berkunjung ke seluruh wilayah Schengen.

Untuk pengurusan visa di Aachen, Jerman, Anda bisa datang ke alamat berikut:

International Office
Super C Building – RWTH Aachen
Templergraben 57
52062 Aachen
Deutschland
Tel. 0241/8080866‎

Dengan persyaratan yang harus dibawa:

• Paspor asli putra/putri Anda
• Paspor asli ayah dan ibu
• Surat nikah asli ayah atau ibu (yang ada legalisir Departemen Agama RI)
• Uang sebesar 25 EUR

Tinggal tunggu beberapa menit, voila! Jadi deh! Tuntas sudah semua prosedur legalisasi untuk bayi Anda. Dan sekarang, selamat jalan-jalan dengan putra tercinta Anda.