Mengurus Surat Kutipan Lahir Anak di Jerman

Untuk anak kelahiran Jerman, sudah pasti akta lahir yang dimiliki juga made in Jerman dong. Akta lahir yang diterbitkan oleh Stadt Jerman ada 2 versi, yakni berbahasa Jerman (Geburtsurkunde), dan ada juga yang berbahasa Internasional – Jerman, Perancis, Inggris (International Geburtsurkunde).

Masalahnya, jika suatu saat kita harus kembali dan tinggal di Indonesia, untuk pengurusan administrasi si anak apakah akta tersebut dapat dengan mudah diterima oleh pihak yang berkepentingan?


Misalnya saja untuk mengurus Kartu Keluarga di Kelurahan maupun Kecamatan. Atau mungkin jika si anak sudah mulai usia belajar, pihak sekolah apakah bisa begitu saja menerima akta kelahiran yang notabene tidak berbahasa Indonesia tersebut? Surat Kutipan Lahir Anak-lah solusinya.

Contoh Geburtsurkunde

Contoh International Geburtsurkunde

Surat Kutipan Lahir Anak dapat diterbitkan oleh pihak Konsulat Jendral Republik Indonesia di Jerman. Fungsinya ya itu tadi, surat yang menegaskan bahwa benar anak tersebut lahir di Jerman.

Bisa juga dikatakan terjemahan dari Akta Kelahiran yang aslinya berbahasa Jerman atau bahasa Internasional tersebut. Salah satu staf KJRI yang pernah saya tanyakan untuk memastikan fungsi dan kegunaan Surat Kutipan Lahir Anak tersebut pun mereferensikan ini dengan berkata “Mengurus surat ini akan jauh lebih ekonomis (murah) dibandingkan jika nanti suatu saat di Indonesia harus di terjemahkan oleh penerjemah tersumpah”.

Belum lagi pasti hasil terjemahan harus juga di legalisir oleh pihak Departemen yang terkait. Waah.. kayanya bakal ribet deh. Jadi, sebelum Anda pulang kampung, pastikan Surat Kutipan Lahir Anak sudah ditangan.

Pada dasarnya, akan lebih baik pengurusan surat ini dilakukan setelah seluruh prosedur sebelumnya dilakukan, yaitu lapor diri bagi anak, maupun penerbitan paspor Indonesia bagi anak, sehingga akan lebih memudahkan dikemudiannya.

Atau jika memungkinkan, pada saat pengurusan lapor diri, dan penerbitan paspor, segera saja diajukan sekaligus permohonan Surat Kutipan Lahir Anak-nya. Akan tetapi yang perlu diingat, salah satu atau beberapa dokumen yang menjadi persyaratannya - yang kebetulan mungkin sama untuk permohonan lapor diri dengan surat kutipan lahir anak misalnya - tidak bisa hanya dilampirkan satu untuk mewakili keseluruhan permohonan, jadi masing-masing permohonan harus tepat dilampiri dengan masing-masing persyaratannya.

Dan jika Anda sudah melakukan lapor diri bagi anak di salah satu KJRI tertentu, di Frankfurt misalnya, Anda disarankan untuk mengajukan proses-proses administrasi yang lain juga tetap di KJRI kota tersebut.

Salah satu kemudahan pelayanan yang diberikan oleh KJRI adalah, Anda dapat mengurus semua administrasi untuk anak tersebut hanya melalui pos, tidak perlu datang langsung ke sana.

Sebagai pengecualian, untuk pengurusan paspor bagi anak yang salah satu orang tua-nya bukan WNI, ada prosedur yang mengharuskan langsung datang ke KJRI tersebut. Dalam hal ini saya kurang jelas alasannya, karena memang tidak sesuai dengan kondisi saya saat menulis blog ini.

Sebenarnya seluruh prosedur pengurusan Surat Kutipan Lahir Anak dapat dibaca di website KJRI (KJRI yang penulis maksud dalam seluruh isi tulisan ini adalah KJRI Frankfurt), akan tetapi ada satu-dua hal yang mungkin sedikit dapat saya tambahkan dalam tulisan ini mengingat kemungkinan ada sedikit hal yang kurang jelas, membingungkan ataupun bahkan kurang lengkap tertulis dalam website tersebut.

Seperti yang pernah saya sebut dalam tulisan saya sebelumnya, alamat website KJRI Frankfurt adalah sebagai berikut:

http://www.kjriffm.de

Untuk mencari persyaratan permohonan Surat Kutipan Lahir Anak, anda dapat melihatnya dibawah subjek “Surat Keterangan”. Akan tetapi untuk lebih jelasnya, seluruh prosedur dan persyaratan akan saya tuliskan dengan lengkap dibawah ini.

1. Mengisi form Lapor Diri di KJRI Frankfurt (download di sini http://www.kjriffm.de/index.php?option=com_docman&Itemid=18&lang=en)
2. Foto copy paspor anak
3. Foto copy Akte Lahir anak (Geburtsurkunde dan International Geburtsurkunde)
4. Foto copy Akte Nikah ayah-ibu (tidak perlu yang terjemahan, yang asli saja juga bisa,penulis)
5. Pas Foto anak ukuran 4x6cm berwarna = 2 buah (1 lembar sudah tertempel di form Lapor Diri, 1 lembar lagi cukup dilampirkan. Jika tidak ada foto ukuran 4x6 cm, dan masih punya kelebihan foto 35x45mm untuk pengurusan paspor sebelumnya juga tetap bisa diterima,penulis)
6. Bukti pembayaran sesuai tarif / Überweisungschein dari Bank (Bukti transfer ke Rekening Bidang Konsuler KJRI Frankfurt) sebesar 10 EUR
7. Amplop balasan dengan alamat lengkap dan berperangko cukup 3,05 EUR (Einschreiben-Einwurf) – (Jika tidak bisa membeli langsung ke petugas kantor pos, cukup beli saja di mesin penjualan perangko, yaitu perangko sebesar 3,05 EUR, tempelkan pada amplop, dan tuliskan diatas nama & alamat penerima tulisan “Einschreiben-Einwurf”,penulis)

Catatan:

• Pembayaran dilakukan dengan cara transfer ke rekening sebagai berikut:

Indonesisches Generalkonsulat Frankfurt
Konsular Abt.
Deutsche Bank AG
KONTO NO. 1751627
BLZ. 50070010

Dengan tidak lupa mencantumkan detail keterangan (Verwendungszweck) yang tepat sesuai keperluan.

• Untuk amplop balasan, jika permohonannya adalah pengajuan paspor Indonesia bagi anak, disarankan berperangko cukup sebesar 3,50 EUR (Einschreiben-Übergabe), karena keamanannya lebih terjamin. Akan tetapi jika hanya mengurus surat kutipan lahir anak, cukup dengan perangko sebesar 3,05 EUR saja (Einschreiben-Einwurf). Dengan asumsi, amplop yang penulis maksud dalam seluruh tulisan ini adalah amplop berukuran folio atau Versandtasche DIN C4.

Apabila seluruh persyaratan sudah lengkap, dapat langsung dikirim ke alamat berikut (dengan amplop berukuran folio/ Versandtasche DIN C4 biaya kirim/perangkonya sebesar 1,45 EUR):

Bidang Konsuler – Surat Kutipan Lahir Anak
Konsulat Jenderal Republik Indonesia - Frankfurt
Zeppelinallee 23
60325 Frankfurt am Main

Seperti yang pernah saya tulis dalam blog sebelumnya, jika berurusan dengan KJRI untuk pengurusan via pos seperti ini, jangan pernah bosan untuk selalu konfirmasi via telpon dengan pihak KJRI.

Hal ini bermanfaat apabila ternyata ada beberapa persyaratan kita yang kurang, atau hanya memastikan apakah surat kita sudah sampai, dan terlebih lagi untuk menanyakan kepastian kapan surat tersebut selesai diproses dan dapat dikirimkan ke alamat kita.

Nomor yang dapat dihubungi sesuai dengan yang tertera pada website adalah sebagai berikut:

+49-69-2470980

Dengan jam buka layanan:
Senin-Kamis : 9.30 - 12.30
Jumat : 9.30 - 12.00

Akan tetapi, nomor tersebut adalah nomor front office, terkadang sangat sulit dan lama tersambungnya. Kalaupun sudah tersambung, masih harus dihubungkan dengan ekstension Bidang Konsuler sesuai dengan kebutuhan kita yang belum tentu juga bisa langsung available.

Oleh karena itu, ada nomor lain yang dapat dihubungi yang terbukti lebih tepat sasaran karena ternyata merupakan nomor telpon Bidang Konsuler langsung. Nomor tersebut adalah:

+49-69-24709811

Dapat dihubungi pada jam:
14.00 – 16.30

Secara teori, lama waktu pembuatan surat tersebut adalah 1 minggu. Akan tetapi, pada pengalaman penulis, dengan setiap minggu sekali rajin menanyakan bagaimana perkembangan surat tersebut, kutipan lahir anak kami terima dalam jangka waktu 3 minggu sejak aplikasi kami kirim via pos. Yah.. mesti sabar ya.. Kan pekerjaan petugas kedutaan bukan cuma ngurusin kita aja. :)

Nah, sekarang Anda tinggal menunggu surat tersebut sampai di kotak pos Anda. Ini dia contoh Surat Kutipan Lahir Anak yang sudah jadi:

Contoh Surat Kutipan Lahir Anak

Lumayan mudah bukan? Selamat mencoba!